Het is niet voor niets dat in de CAO VO staat beschreven dat één van de verplichtingen is om jaarlijks het taakbeleid te evalueren. De bedoeling is om dit dynamisch te houden en niet ‘voor de eeuwigheid vast te leggen’. Zo zit de school ook niet in elkaar. Onderwijs verandert, de samenstelling van het team verandert, prioriteiten veranderen… kortom: Geen jaar is hetzelfde. Dus kun je dat ook zeggen voor het taakbeleid: geen jaar is hetzelfde. Op veel scholen wordt de evaluatie van het taakbeleid minimaal ingevuld (als al überhaupt). Dat is een kans verkeken.
Evaluatie en status
Wanneer je gaat evalueren moet je afspreken wat de status daarvan is. Een medezeggenschapsraad (het personele deel daarvan) net zoals de directie of het bestuur kan het initiatief nemen een evaluatie in te vullen. Maar het mooist is natuurlijk als de evaluatie onderdeel is van de medezeggenschapsagenda en de schoolagenda n de vulling van de evaluatie van twee kanten komt.
Het is belangrijk om af te spreken wat je gaat doen met de evaluatie. Dat kan natuurlijk afhankelijk zijn van de uitkomst van de evaluatie. Maar in ieder geval is er iets af te spreken over de manier waarop er geëvalueerd wordt en de manier van communiceren daarover. Uitgangspunt is volgens mij altijd dat een evaluatie altijd iets oplevert.
Hoe groot je de evaluatie aanpakt is afhankelijk van de situatie en wat je wilt bereiken. Ik ken scholen waar een enorme werkdruk ervaren wordt en waar de medezeggenschapsraad de evaluatie gebruikt om beter vat te krijgen op de oorzaken, om zo het taakbeleid beter in te passen. Vooral als het lastig is om problemen aan de orde te stellen is de evaluatie een goed middel.
Evenzo kan de evaluatie onderdeel zijn van het medewerkers tevredenheidsonderzoek. Er zijn vele gradaties mogelijk.
Om het in te bedden in de bedrijfsvoering is het goed om onderscheid te maken tussen evalueren light en evalueren, waarbij bijvoorbeeld 2x light en 1x uitgebreid afgewisseld wordt.
Evaluatie light
Jaarlijks moet er onderhoud worden verricht. Afhankelijk van het soort taakbeleid zullen een aantal zaken in ieder geval aan de orde moeten komen. Die zijn technisch van aard, maar daar houdt het niet mee op. Taakbeleid heeft veel te maken met werkdruk en werkstress en een goede beschrijving van de inzet van personeel kan er voor zorgen dat je daar de goede keuzes in kan maken. Aan medezeggenschapraden en directies en besturen de opdracht om dit te agenderen.
- Ambitie gekoppeld aan formatie en inzet: Bij een krimpende of groeiende school zal de formatieve ruimte veranderen. Deze uitgangspunten zijn belangrijke uitgangspunten voor toepassing binnen het taakbeleid. Toepassing van taakbeleid (en vooral de wijziging van die toepassing) is vaak gekoppeld aan de situatie waarin de school verkeert. Beter een open boek (we moeten bezuinigen) dan een verborgen agenda.
- Takenlijst: Jaarlijks zullen de taken wijzigen, aangevuld worden en er zullen taken verdwijnen.
- werkdruk en werkstress: het is goed om (wellicht gekoppeld aan het medewerkers tevredenheidsonderzoek) onderzoek te doen naar de invloed van (de toepassing) het taakbeleid op werkdruk en werkstress
Evaluatie uitgebreid
Bij een uitgebreide evaluatie is het vaak zinvol om een werkgroep (liefst paritair) op te richten waarin medezeggenschapsraad, directie en team vertegenwoordigd zijn. Deze groep kan dan gedurende een periode (bijvoorbeeld het schooljaar) een plan maken, dit voorleggen en het plan ook uitvoeren. Bij dit soort evaluaties heb ik gemerkt dat er een meerwaarde is als er gewerkt wordt met een opdrachtomschrijving of projectopdracht. Door goed na te denken van te voren over waar de werkgroep mee weggestuurd wordt, geeft dat duidelijkheid en ook autonomie voor de groep om zelf aan de slag te gaan. Overwegingen daarbij zijn:
- soort onderzoek: breed of smal onderzoek doen kan op veel manieren. Het ligt voor de hand om een enquête eruit te laten gaan. Goede vragen stellen is echter een competentie om daaruit ook antwoord te krijgen waar je wat mee kan. Soms is vooronderzoek belangrijk, of levert kwalitatief onderzoek veel meer op.
- Soort rapport: Wat wordt het resultaat van het onderzoek? Hoe wordt het opgeleverd?
- Planning: welke doorloop heeft het onderzoek?
- Adviezen: is het de bedoeling dat de werkgroep ook adviseert? Dan neem dat op in de opdrachtomschrijving.
- communicatie: op welke manier wordt er gecommuniceerd naar medezeggenschap en naar het team.