Strategisch vooruitkijken in een dynamische schoolomgeving
Hoe zorg je ervoor dat je school ook over drie, vier of vijf jaar nog de juiste mensen op de juiste plek heeft? Dat je flexibel bent, zonder continu in de overlevingsstand te hoeven schakelen? Meerjarenformatie helpt schoolleiders en bestuurders vooruit te denken en keuzes goed te onderbouwen. In dit artikel leggen we uit wat meerjarenformatie precies inhoudt, hoe die zich verhoudt tot de jaarlijkse formatie en wat je vooral niet mag vergeten bij het maken van toekomstgericht personeelsbeleid.
Jaarlijkse formatie versus meerjarenformatie: wat is het verschil?
In het voorjaar van elk schooljaar buigen schoolleiders, bestuurders en teamleiders zich over de formatie voor het komende jaar. Op basis van leerlingenaantallen, bekostiging en het actuele personeelsbestand wordt bepaald wie waar ingezet wordt, welke vacatures er zijn, en of er tijdelijke contracten kunnen worden omgezet naar vast.
Maar dat jaarlijkse plaatje vertelt niet het hele verhaal.
Een meerjarenformatieplan kijkt verder vooruit. Wat gebeurt er met de instroom als de bevolkingssamenstelling verandert? Hoeveel leraren gaan met pensioen? Zijn er grote curriculumveranderingen op komst die invloed hebben op het vakkenpakket? Door een meerjarenperspectief te nemen, voorkom je dat je elk jaar opnieuw voor verrassingen komt te staan. Het geeft rust, richting en ruimte om bewuste keuzes te maken.
Goed om te weten: De jaarlijkse formatie is een operationele vertaling van je meerjarenformatie. Zie het als het verschil tussen een kompas en een dagplanning: je hebt ze allebei nodig.
Welke factoren beïnvloeden je formatie?
De formatie van een school wordt beïnvloed door een mix van zekerheden en onzekerheden. Sommige zaken weet je vrijwel zeker: hoeveel fte je op dit moment beschikbaar hebt, wie er binnen vijf jaar met pensioen gaan, of wat de bekostigingssystematiek is. Andere factoren zijn veel lastiger te voorspellen: denk aan veranderende leerlingaantallen, plotseling ziekteverzuim of krapte op de arbeidsmarkt.
Een overzicht:
| Zekerheden | Onzekerheden |
|---|---|
| Bekostiging op basis van leerlingenaantallen (nu) | In- en uitstroom van leerlingen |
| Huidige personeelsformatie | Ziekte, langdurig verlof |
| Aantal bevoegdheden binnen het team | Veranderende onderwijsbehoeften |
| Pensioenleeftijden | Beschikbaarheid van nieuw personeel |
Tip: Werk met meerdere scenario’s. Stel een optimistisch, realistisch en pessimistisch scenario op, zodat je weet waar de ruimte en waar de risico’s zitten.
Natuurlijk verloop: een kans als je het goed monitort
Natuurlijk verloop – zoals pensionering of vrijwillig vertrek – lijkt misschien iets wat je ondergaat, maar je kunt er juist slim op inspelen. Door goed in kaart te brengen welke collega’s de komende jaren mogelijk vertrekken, kun je tijdig nadenken over herverdeling, werving of bijscholing.
Voorbeeld:
Binnen drie jaar gaan twee docenten Nederlands met pensioen. Je weet ook dat het moeilijk is om bevoegde nieuwe collega’s te vinden. Door nu al een startende docent via een zij-instroomtraject te begeleiden, ben je straks voorbereid.
Soms ontstaat er ook natuurlijk verloop zonder aankondiging – een docent die verhuist of overstapt naar een andere sector. Door in je meerjarenformatie altijd een buffer in te bouwen, voorkom je dat zo’n vertrek leidt tot overhaaste beslissingen.
Hoe groot moet je flexibele schil zijn?
Niet alles is te plannen. Juist daarom heb je als school baat bij een zekere mate van flexibiliteit in je personeelsbestand. De flexibele schil bestaat uit medewerkers die je relatief snel kunt op- of afschalen: denk aan tijdelijke contracten, vervangers via een invalpool, of docenten met een kleine aanstelling die op- of afgeschaald kunnen worden.
Maar hoe groot moet die schil zijn?
Dat hangt af van je schooltype, de instroomontwikkeling, en de mate waarin je met onzekerheden te maken hebt. Als vuistregel geldt vaak: 5 tot 15% van je totale formatie.
Voorbeeld:
Je hebt 100 fte in dienst. Bij een flexibele schil van 10% betekent dat dat je 10 fte flexibel inzet – via tijdelijke contracten of detacheringen. Bij snelle groei of krimp kun je dan bijsturen zonder direct vaste contracten te hoeven ontbinden.
Let op: Te veel flexibiliteit kan onrust veroorzaken in het team en afbreuk doen aan continuïteit en kwaliteit. Steeds nieuwe mensen verhoogt de werkdruk bij het zittend personeel ook enorm. Zoek altijd de balans.
Slim schuiven met bevoegdheden: benut je team optimaal
Soms heb je net niet genoeg lessen voor een volledige aanstelling van een vakdocent. Of juist tijdelijk extra inzet nodig bij een ander vakgebied. Dan kan schuiven op basis van bevoegdheden uitkomst bieden. Veel docenten hebben een tweede (deel)bevoegdheid of ervaring en affiniteit met verwante vakken. Daar kun je op inspelen – mits je dat met beleid en in overleg doet.
Daar hoort ook bij dat voor een aantal vakken in de onderbouw een algemene onderwijsbevoegdheid geldt.
Lees meer daarover:
Voorbeeld:
Een docent aardrijkskunde blijkt ook bevoegd voor geschiedenis in de onderbouw. Door tijdelijk wat uren geschiedenis bij te geven, blijft de aanstelling volwaardig én vang je een hiaat in het team op.
Zorg er wel voor dat dit soort schuiven niet leidt tot structurele overbelasting of werkdrukproblemen. Betrek de docent in het overleg en houd oog voor kwaliteit van onderwijs.
Wat is de rol van de MR?
De medezeggenschapsraad (MR), en in het bijzonder de personeelsgeleding, heeft instemmingsrecht op de formatie. Dat geldt voor de jaarlijkse formatie, maar ook bij ingrijpende keuzes in de meerjarenformatie is het belangrijk om de MR tijdig en goed te betrekken.
Een goed gesprek met de MR draait niet alleen om cijfers, maar vooral om onderbouwing, scenario’s en het waarom achter de keuzes. Als de MR zicht krijgt op de risico’s én de strategie daarachter, ontstaat er meestal draagvlak – ook voor moeilijke beslissingen.
Tip:
Plan elk jaar in het najaar een strategisch overlegmoment met de MR over de meerjarenformatie. Dat voorkomt discussie op het laatste moment.
Tot slot: de kracht van goed vooruitdenken
Een sterke meerjarenformatie is geen spreadsheet vol aannames. Het is een strategisch instrument waarmee je bouwt aan een stabiel, gezond en toekomstbestendig team. Het helpt je keuzes maken, risico’s beheersen en kansen benutten. Niet door te voorspellen wat er precies gaat gebeuren, maar door voorbereid te zijn op verschillende scenario’s.
Door te investeren in meerjarenformatie investeer je in rust, kwaliteit en continuïteit voor je hele school.